Denne artikkelen forklarer hvordan team-praksiser med inntektsdelingsordninger kan generere en betalingsrapport som trygt gjenspeiler penger som faktisk er mottatt, slik at utbetalinger til behandlere kan beregnes uten risiko for endringer i etterkant.
❗ Denne arbeidsflyten er for praksiser som deler inntekter med behandlere etter prosentandel, og som ønsker å unngå å betale ut midler før tilsvarende betalinger er bekreftet mottatt.
1. Faktura- vs. betalingsrapporter
Gå til Rapporter og bla ned til Økonomi og regnskap-seksjonen, hvor du finner rapportene Fakturaer, Betaling og Oppgjør.
Fakturarapport — viser alle fakturaer, gruppert etter behandler og sortert etter fakturadato, uavhengig av betalingsstatus. Ikke egnet for å beregne utbetalinger basert på betalte fakturaer.
Betalingsrapport — viser alle mottatte betalinger, sortert etter betalingsdato. Bruk denne til å beregne utbetalinger.
2. Risikoen med manuelt registrerte betalinger
Betalinger gjort via Konfidens Pay spores og oppdateres automatisk i sanntid, så betalingsrapporten er alltid nøyaktig for disse.
Betalinger mottatt kontant, via bankoverføring eller via en ekstern terminal må registreres manuelt av behandleren ved å bruke Registrer betaling-knappen på fakturaen, etterfulgt av valg av mottaksdato.
⚠️ Fordi behandlere kan velge en hvilken som helst dato når de registrerer en manuell betaling, kan de tilbakedatere den etter at en utbetalingsperiode allerede er rapportert eller utbetalt — og dermed uten videre endre tall du allerede har lagt til grunn.
Hvis en betaling tilbakedateres til en uke som allerede er brukt til en utbetaling eller et regnskapsbilag, endres betalingsrapporten for den uken i etterkant, noe som skaper et avvik i forhold til dine registreringer. I en større praksis kan dette være svært vanskelig å spore.
Det gode nyheten er at dette kan unngås: ved å låse en rapporteringsperiode når den er ferdigstilt, kan du hindre videre endringer i den. Neste avsnitt viser hvordan.
3. Lås perioder med Oppgjør-rapporten
Gå til Rapporter og åpne Oppgjør nederst i listen. Hver uke viser en oppgjørsrapport alt som er utbetalt til deg på tvers av alle betalingsmetoder — Konfidens Pay pluss eventuelle manuelt registrerte kontant- eller bankoverføringsbetalinger.
Slik låser du en periode:
Åpne rapporten og klikk på Merk som regnskapsført — bekrefter at du har brukt rapporten slik den er, og låser den mot fremtidige endringer.
Du kan også låse en periode direkte fra listevisningen ved å huke av aktuell rapporteringsperiode.
Når en periode er låst, får en behandler som forsøker å tilbakedatere en betaling til den perioden en advarsel. De må enten velge en dato i en ulåst periode eller be en administrator om å åpne perioden på nytt — slik holdes administratoren informert om eventuelle endringer.
✅ Tips: Lag en rutine i praksisen med en fast frist (ukentlig eller månedlig) for når behandlere skal ha fullført registrering av betalinger, og la deretter en administrator låse perioden etter at fristen er passert. Dette sikrer at utbetalinger baseres på en rapport som ikke lenger kan endres.
4. Se etter varselet om «ulåst periode»
Et gult varselbanner på betalingsrapporten betyr at det valgte datointervallet inneholder ulåste perioder — ikke trygt å bruke til regnskap eller utbetalingsfordeling ennå.
Hvis du filtrerer til en fullstendig låst uke (allerede merket som avregnet), forsvinner banneret, noe som bekrefter at rapporten er trygg å bruke.
5. Anonymiser og eksporter rapporten
Bruk trepunktsmenyen øverst til høyre, tilgjengelig i hele Konfidens der det finnes flere valg.
Velg Skjul personlige klientopplysninger for å anonymisere rapporten før du deler den eksternt.
✅ Skjul alltid personlige klientopplysninger før du laster opp en rapport til et regnskapssystem eller deler den utenfor praksisen.
Eksporter som CSV for videre beregninger i et regneark, eller skriv ut til PDF som dokumentasjon for en behandlers faktura.
6. Hvem har tilgang til disse rapportene
Administratorer og enkeltbehandlere har tilgang til denne rapporten.
Enkeltbehandlere ser kun sine egne betalingsdata — de kan ikke bytte mellom behandlere eller se klinikkomfattende betalinger.