Gå til hovedinnhold

Avlevere pasientjournaler til Norsk helsearkiv

Hvis du avvikler privat praksis og ingen overtar pasientjournalene, skal de avleveres til Norsk helsearkiv (NHA). Konfidens har funksjoner som hjelper deg med dette.

Hvem er denne artikkelen for?

Overfør av journaler til Norsk helsearkiv er aktuelt for helsearbeidere med et HPR-nummer, i det de opphører sin virksomhet – og det ikke er aktuelt å overføre journaler til en annen behandler. Journaler skal som regel ikke avleveres om en ansatt slutter i en klinikk som fortsetter virksomheten.

Når skal journalene til Norsk helsearkiv?

Plikten følger av pasientjournalforskriften § 17. Psykologforeningen gjengir bestemmelsen slik:
​

«Hvis det ved overdragelse eller opphør av virksomhet ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til et bestemt helsepersonell eller til en bestemt virksomhet, skal de avleveres til Helsedirektoratet eller det organ direktoratet bestemmer.»

— Psykologforeningen: Avslutte privatpraksis – pasientjournal

Nasjonalarkivet beskriver tre vilkår som alle må være oppfylt:

  • hele virksomheten legges ned

  • journalene skal fortsatt oppbevares etter pasientjournalloven § 25

  • det er ikke aktuelt å overføre journalene til en annen behandler

Kilde: Nasjonalarkivet: Avlevering ved nedleggelse eller pålagt innlevering

Hvis en kollega eller en annen virksomhet overtar pasientene, skal journalene som hovedregel følge med dit – ikke til NHA.

Tap av autorisasjon er et eget spor. Da kan Statens helsetilsyn pålegge innlevering etter helsepersonelloven § 62 a. Legger du ned virksomheten som følge av tapt autorisasjon, gjelder likevel § 17 – journalene skal avleveres til NHA.

Se Nasjonalarkivets veileder og Helsedirektoratet om den nasjonale ordningen

Overføring ved sykdom eller død
Dersom du skulle bli alvorlig syk eller omkomme, er det ofte ønskelig at en annen kollega overtar ansvaret og oppfølging av dine klienter og journaler.
​
For dette, kan man lage en kollegaavtale – en avtale som omhandler overtagelse av dine pasienter i tilfelle noe skulle skje deg. Se egen hjelpeartikkel for dette her.

Skal klinikken eller behandleren levere journaler?

Avleveringen gjelder virksomheten som er behandlingsansvarlig – ikke hver behandler for seg.

Situasjon

Hva skjer med journalene?

Du avslutter privat praksis med individuelt behandlingsansvar, og ingen overtar.

Avlever til Norsk helsearkiv. Bruk eksporten i Konfidens.

Du slutter, men klinikken fortsetter som behandlingsansvarlig

Journalene blir hos klinikken. De skal ikke sendes til NHA.

Klinikken avvikles, og ingen overtar

Én avlevering for klinikken som virksomhet, ikke én per behandler.

Nasjonalarkivets veileder NV2 er skrevet for virksomheter som skal avlevere. En avlevering er én avtale, ett INC-nummer, én eksportliste.csv og én pakke (avlevering.7z). Inne i pakken skal det være én PDF per pasientjournal.

Hvilket ansvar gjelder for meg?

Dersom du jobber for deg selv, har du individuelt behandlingsansvar. Om du jobber i en klinikk, kan du spørre din klinikkadministrator – som kan se oppsettet i Konfidens via Klinikk > Medarbeidere > Ny medarbieder.

Slik eksporterer du data til Norsk helsarkiv

Konfidens gjør steg 3 i NHAs prosess. Resten gjør du mot Norsk helsearkiv.

  1. Signer avtale med Norsk helsearkiv

  2. Motta deponeringsidentifikator (INC-nummer, for eksempel INC12345)

  3. Eksporter journalene fra Konfidens (PDF/A og eksportliste.csv)
    Spør oss om å generere dette for deg.

  4. Be om filopplastingslenke og krypteringspassord

  5. Pakk filene med 7zip

  6. Generer SHA-256-sjekksummer

  7. Last opp filene

Stegene over er NHAs egen sjekkliste i NV2 – Veileder for overføring av elektroniske pasientjournaler.
​

Før du eksporterer

  1. Avtalen med NHA må være signert, og du må ha fått INC-nummeret.
    ​

  2. Gå gjennom klientene:

    • Alle som skal avleveres, må ha gyldig fødselsnummer eller D-nummer (11 siffer). NHA avviser hele leveransen hvis identifikatoren er ugyldig.

    • Har to klientkort samme fødselsnummer, slå dem sammen hvis det er samme person. Se Slå sammen klienter.

    • Klienter med sentralt behandlingsansvar hører til klinikken og skal ikke med i denne eksporten.
      ​

  3. Journaler som ikke lenger skal oppbevares etter pasientjournalloven § 25, skal ikke avleveres. Det er du som virksomhet som vurderer hva som fortsatt skal tas vare på. Se Nasjonalarkivet.

Slik eksporteres data fra Konfidens

Du vil kort tid etter å ha kontaktes support motta en egen lenke for uttrekk av dine journaler.

  1. På denne siden ser du en oversikt over klientene dine (inkludert arkiverte): hvor mange som kan eksporteres, hvem som mangler eller har ugyldig fødselsnummer
    ​

  2. Hvis flere klienter deler samme fødselsnummer, får du en egen advarsel. Du kan likevel fortsette, men NHA kan da motta to journaler for samme person.
    ​

  3. Velg Hent journaler. Konfidens henter signerte journalnotater for klientene som kan avleveres. Klienter uten slike notater utelates.
    ​

  4. Last ned alle journalene og eksportliste.csv som én ZIP-fil. Hold fanen åpen til nedlastingen starter. Du kan også laste ned enkeltvise PDF-er og listen for seg.
    ​

  5. Pakk ut ZIP-filen. Du skal ha:

    • én PDF per pasient, med filnavn NHA krever

    • eksportliste.csv med kolonnene filnavn, pasientid, pasientnavn, fødtdato og sistekontakt
      ​

  6. Valider PDF-ene som PDF/A før du laster opp, for eksempel med veraPDF. Konfidens lager PDF/A-2b. NHA godtar profilene 1a, 1b, 2a, 2b og 2u, og avviser filer som ikke validerer.

Hva som er med i eksporten

  • Klienter du har tilgang til, inkludert arkiverte

  • Signerte journalnotater (ikke utkast, ikke generelle notater, ikke erstattede eller arkiverte versjoner)

  • Én PDF per klient, med personopplysninger på forsiden og notatene i kronologisk rekkefølge

Hva som ikke er med

  • Klienter uten gyldig fødselsnummer eller D-nummer (de vises i en liste, slik at du kan rette dem)

  • Klienter uten signerte journalnotater

  • Skjemaer, samtykker og filområdet utenom det som ligger i journalnotatene

Klienter som mangler gyldig identifikator, er fortsatt ditt ansvar. De må rettes eller håndteres på annen måte før praksisen avvikles. NHA skriver at leveranser med ugyldige pasientidentifikatorer avvises, og at journaler uten identifikator ikke skal avleveres.

Etter eksporten: pakking og opplasting til NHA

Fra her følger du NV2 punkt for punkt. Kort fortalt:

  1. Fyll ut NHAs skjema for å få filopplastingslenke og krypteringspassord. Du trenger INC-nummeret.
    ​

  2. PDF-filene skal ligge i én mappe, uten undermapper, og ikke være passordbeskyttet enkeltvis.
    ​

  3. Pakk PDF-filene med 7zip til avlevering.7z, med innstillingene og passordet NHA oppgir.
    ​

  4. Pakk eksportliste.csv på samme måte til eksportliste.7z.
    ​

  5. Lag SHA-256-sjekksum for hver av de to 7zip-filene (sjekksum.txt og sjekksum-eksportliste.txt).
    ​

  6. Last opp avlevering.7z, eksportliste.7z og de to sjekksumfilene via lenken du fikk på e-post.

Du får kvittering når filene er lastet opp, og en ny kvittering når NHA har arkivert dem. Når arkiveringskvitteringen kommer, har NHA overtatt dataansvaret. Da skal filene slettes hos deg, slik NV2 beskriver.


Trenger du hjelp med avtalen, INC-nummer eller opplasting, er det Norsk helsearkiv som eier den delen av prosessen.
​
​Søk om avlevering hos Nasjonalarkivet.

Kilder

Artikkelen er en praktisk veileder, ikke juridisk rådgivning. Er du usikker på om din virksomhet skal avlevere, følg kildene over eller spør Norsk helsearkiv eller Psykologforeningen.
​

Relaterte artikler
Svarte dette på spørsmålet?