For praksiser der en eller flere behandlere ikke har kapasitet til nye klienter er ventelisten en enkel måte organisere forespørsler. Ventelisten kan både brukes som en generell innboks for forespørsler til klinikken, og som venteliste for individuelle behandlere.
Aktiver ventelisten
Funksjonen må først aktiveres på klinikknivå.
👉 Gå til Klinikk → Funksjonalitet, og slå på bryteren ved siden av Venteliste.
Bare brukere med administratortilgang kan aktivere eller deaktivere klinikkfunksjoner.
Tilpasse ventelisten
Du kan definere teksten kundene ser når de sender inn en ventelisteforespørsel.
Naviger til Klinikk → Venteliste
Rediger introduksjonsteksten og veiledningsteksten for klientmeldinger
Klikk på Lagre
Denne teksten gjelder for alle ventelister i klinikken.
Aktiver eller deaktiver ventelisten for en behandler
Klikk på Venteliste i hovedmenyen
Velg en behandler
Åpne eller lukk listen ved hjelp av kontrollene øverst til høyre
Når vises ventelisten?
Ventelisten for en gitt behandler vil automatisk dukke opp som et alternativ i online booking når:
Ventelisten til behandleren er åpen (se over), og
Behandlerens synlighet er satt til "Kun eksisterende klienter" eller "Synlig". Dette gjøres under Innstillinger → Selvbetjent booking.
Administratorer kan endre denne innstillingen for en medarbeider ved å gå til Klinikk → Medarbeidere, trykke på de tre horisontale prikkene og velge Synlighet.
Slik påvirker de ulike alternativene visning av ventelisten:
Nye og eksisterende klienter: Venteliste vises ikke.
Kun eksisterende klienter: Nye klienter får tilbud om å sette seg på venteliste
Ingen, men kan vær synlig i oversikten: Venteliste vises.
Ingen: Behandler er ikke synlig i online booking og venteliste er dermed heller ikke et alternativ.
Til venstre: "Kun eksisterende klienter". Nye klienter blir henvist til venteliste, eksisterende klienter kan logge inn og bestille time.
Til høyre: "Ingen, men kan være synlig i oversikten". Alle nye klienter blir henvist til venteliste. Eksisterende klienter vil få beskjed om at behandleren er fullbooket.
Administrer ventelisteklienter
Ventelisteoversikten viser hvor mange klienter som står på hver av listene:
Ved å klikke på en behandlers venteliste vises listen over klienter og hvor lenge hver enkelt har ventet:
Når du velger en klient, åpnes et sidepanel med kontaktinformasjon og en melding:
Herfra kan du
Opprette klient for..
Flytter klienten fra ventelisten til en behandlers klientliste.
Overfør til..
Overfører klienten til en annen behandlers venteliste.
Invitere en klient til en time
Når en klient har blitt overført fra ventelisten til en behandlers klientliste, kan behandleren eller administratoren gå frem på én av to måter:
Invitere klienten til en avtale direkte fra kalenderen.
Sende en sikker melding til klienten for å bli enige om et passende tidspunkt før timeplanlegging.
På denne måten kan du gå fra den første interessen til en bekreftet avtale med minimal koordinering.
Slik ser det ut for klienter
Kundene kan møte ventelisten på to måter:
Via en direkte lenke fra nettstedet ditt (du finner lenken under Klinikk → Venteliste)
Når du forsøker å bestille time på nett hos en fullbooket behandler som har en aktiv venteliste
I begge tilfeller kommer klientene til det samme ventelisteskjemaet:
Hvis de ankommer via online booking, er valget av behandler skjult.
E-postvarsler
Behandleren mottar en e-postvarsling hver gang en ny potensiell klient legges til på ventelisten.
Klienten får et varsel når en time er planlagt, eller når de mottar en melding fra terapeuten.